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秘書の仕事内容

サポートのスペシャリスト「秘書」の仕事内容と向いている人

秘書の仕事内容

秘書は、企業の社長や政治家、医師などのもとで庶務を担当する仕事です。上司や同僚が業務に専念できるような環境作りを行うことをはじめとし、その仕事内容は多岐にわたります。具体的には、会議や出張の日程を管理する「スケジュール調整」や、文書やメールの作成、電話対応といった「事務作業」、備品や空調を整える「環境整備」などです。
勤務先の業種や部署の担当分野によって、秘書の仕事内容は大きく異なります。呼称も細分化され、企業補佐は「企業秘書」、医師補佐は「医療秘書」、政治家補佐は「法律秘書」や「政治秘書」といった呼称で呼ばれます。それぞれの業務範囲として、医療秘書では患者の管理、政治秘書では選挙のサポートといったことを行います。

秘書の求人特徴

秘書は比較的安定したニーズのある職業といえます。組織内の重要人物は、通常業務以外にも会議や出張、セミナーといった仕事が重なるため、それらをサポートする存在が不可欠です。
初めから秘書として勤務するケースよりも、管理系の部署などを経由してから配属される流れが多いようです。実務経験とスキルが重視される職業であるため、経験豊富な人材が優先的に配属される傾向にあります。
求人の選択肢を増やしたいと考えるのであれば、専門資格の取得を目指すことをおすすめします。秘書として働くにあたって特別な資格は必要ありませんが、資格を取得していると就職や転職に有利な場合があります。なかでも、最もスタンダードな資格は「秘書検定」です。秘書に関する諸業務を高い水準で行うことができる証明となります。また、外資系企業や政治補佐を目指すのであれば、「国際秘書検定」を取得することをおすすめします。実務はもちろん、ビジネス英語に関する高い専門性が求められるため、取得できれば大きなアピールポイントとなります。

秘書に求められる人物像

秘書に求められる適性として挙げられるのは、「コミュニケーション能力」、「柔軟性」、「ホスピタリティ」の3つです。特にコミュニケーション能力は、上司と取り引き相手の橋渡しを担う職業として欠かせない能力であり、最も重要な要素のひとつといえるでしょう。柔軟性は、スケジュール管理などの業務や、イレギュラーな事態に陥った際など、取捨選択をしながら臨機応変に対応しなくてはいけない場合に必要になる資質です。そして、ホスピタリティは、業務をこなす上での根本として備えておくことで、周囲にとって、満足度の高い業務を提供することができるようになります。

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